Attività
Le attività raggruppano tutte le azioni commerciali che non possono essere considerate né come appuntamenti, né come telefonate..
Offrono delle caratteristiche ed un comportamento semplificati tale da poter abbracciare il più ampio raggio di azioni differenti.
Nell'ambito di una sincronizzazione con Outlook, l'elenco delle informazioni sincronizzate, il senso di sincronizzazione e le eventuali particolarità applicate sono dettagliati nella documentazione Sincronizzazione Sage X3 - OUTLOOK.
Prerequisiti
Riferirsi alla documentazione di Implementazione
Gestione videata
Le informazioni relative ad una attività sono classificate nei folder Attività e Resoconto, ma possono essere integrate, modificate o eliminate.
Testata
Presentazione
Una attività può essere generata in Sage X3 in tre modi:
- Manualmente, direttamente da questa funzione (menù File / Nuovo).
- Automaticamente, durante l'assegnazione di una richiesta di servizio ad un servizio commerciale.
- Automaticamente, durante la sincronizzazione di un appuntamento Outlook, se questo è attivo nel dossier (vedere help sui parametri CRMSYNC - Gestione della sincronizzazione e CRMSYNCTSK - Gestione sincronizzazione attività) e a condizione che i parametri della Sincronizzazione dell'utente corrente lo permettano.
La videata di testata permette di identificare una attività in X3:
- Assegnandole un numero di crono. Si tratta di una chiave univoca, che può essere incrementata automaticamente a partire dal contatore ACT o inserita manualmente se l'assegnazione manuale del contatore ACT è autorizzata.
- Specificando un sito di vendita di default. Il valore di questo campo dipende generalmente dal profilo funzione dell'utente corrente, ma può dipendere in fine dalle regole di assegnazione automatica degli agenti e dei siti (Parametri del capitolo CRM, gruppo REP: CRMDEFREP - Agente connesso/default, CRMREPSIT - Recupero sito agente e CRMREPTSK - Agente connesso prioritario Attività). In ogni caso, deve essere obbligatoriamente indicato un sito.
- Associando un codice terzo (Terzo presente nell'anagrafica BPARTNER) ed eventualmente un numero di crono interlocutore. Può trattarsi di una associazione sia automatica (il contatto di default del terzo è precaricato ma è modificabile), che manuale. Non essendo obbligatorio il codice terzio una attività può essere inserita a fronte di un interlocutore indipendente. Sono allora offerte più possibilità a partire dai tunnel accessibili dal campo "Interlocutore". E' innanzitutto possibile selezionare un interlocutore già esistente nel database. Si apre allora una finestra di selezione che elenca tutti gli interlocutori già referenziati. L'utente può anche accedere direttamente alla funzione di gestione degli interlocutori.
Inoltre, nell'ambito della gestione dei contatti Outlook conosciuti con la denominazione di corrispondenti in Sage X3, è possibile selezionare un corrispondente già esistente nel database. Si apre allora una finestra di selezione, che elenca tutti i corrispondenti già referenziati. L'utente può infine effettuare una ricerca di interlocutori a partire dal menù di identificazione "Ricerca persona". - Associandola ad una trattativa. Da questo campo sono disponibili più strumenti di selezione di una trattativa. Il primo menù contestuale permette di visualizzare l'elenco delle trattative gestite per il terzo o per l'interlocutore quando non viene indicato alcun terzo. Il secondo menù contestuale "Trattative" permette di accedere direttamente all’oggetto Trattative ed effettuare la selezione. Il terzo menù contestuale permette di selezionare una trattativa tra l'elenco completo di tutte le trattative presenti nell'applicazione.
- Fornendole uno stato. Un'attività considerata chiusa può essere manualmente contrassegnata "effettuata". Lo stato di un'attività di default dipende dal valore del parametro generale DONDEFTSK - Attività effettuate di default (capitolo CRM, gruppo DEF), ma rimane modificabile.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Blocco numero 2
Blocco numero 1
| Ce champ mentionne le site sur lequel est gérée de façon principale la tâche en question. Plusieurs paramètres interviennent dans le pré-chargement du site par défaut. Il peut s'agir du site rattaché au profil fonction de l'utilisateur courant ou du site rattaché au représentant en charge de l'action commerciale (paramètre CRMREPSIT, chapitre CRM, groupe REP). |
| Ce champ permet de stocker la clé unique de l'enregistrement. Cette clé est calculée par le compteur ACT. Par défaut, ce compteur se compose d'un numéro de séquence sur 15 caractères. Ce compteur est livré par défaut avec un fonctionnement automatique, mais son affectation peut être manuelle. Pour assurer un bon fonctionnement de l'objet Tâche, il est vivement conseillé de conserver ces caractéristiques standards. Le compteur ACT est partagé par les objets Tâches, Rendez-vous, Appels et Interventions. En effet, cela permet d'exploiter des fonctionnalités et des états Crystal Report travaillant sur une notion d'activité commerciale au sens large. |
| Il est possible d’identifier une tâche sur la totalité desdifférents types de tiers. Un champ affiché en regard du tierspermet de connaître le type du tiers sélectionné. |
| Questo campo permette di identificare sia il contatto di default del terzo indicato (campo modificabile), sia l'interlocutore per il quale va effettuata l'attività, nel caso in cui non vi sia un terzo. A partire da questo campo sono disponibili diversi strumenti di selezione di interlocutori. Il primo menù contestuale "Selezione" permette di selezionare un interlocutore in un elenco di interlocutori,quale che sia il terzo indicato in testata di attività. Il secondo menù contestuale "Selezione contatti" permette di selezionare un contatto in un elenco di interlocutori esistenti e collegati al terzo indicato in testata. Se al terzo non viene assegnato alcun contatto, non viene visualizzata alcuna lista di selezione dei contatti. Il terzo menù contestuale "Selezione corrispondenti" permette di selezionare un corrispondente dall'elenco completo di tutti i corrispondenti presenti nell'applicazione. |
| Rappel l'identité complète de l'interlocuteur saisi en en-tête de tâche. |
| E' possibile collegare un'attività ad un crono corrispondente. Questo crono può essere selezionato manualmente, direttamente dal campo, o precaricato in funzione del crono interlocutore inserito in precedenza in testata di attività. |
| Ce champ permet d'identifier l'affaire pour laquelle la tâche doit être effectuée. Plusieurs outils de sélection d'une affaire sont disponibles depuis ce champ. Le premier menu contextuel "Affaires" permet d'accéder directement à l'objet Affaires et d'y effectuer la sélection de son choix. Le deuxième menu contextuel permet de sélectionner une affaire parmi la liste de toutes les affaires rattachées au tiers saisi en en-tête de tâche. Le troisième menu contextuel permet de sélectionner une affaire parmi la liste de toutes les affaires rattachées à l'interlocuteur saisi en en-tête de tâche. |
| Questo campo trasforma lo stato dell'attività da "Da fare" a "Fatta". Questa modifica ha come conseguenza principale la scomparsa dell'attività dal piano di lavoro dell'agente. |
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Folder Attività
Presentazione
Il folder Attività permette di inserire delle informazioni più dettagliate sull'attività in corso, ed anche sul suo svolgimento (evento che scatena l'attività, descrizione delle fasi...). Alcune informazioni temporali possono essere aggiunte (data di inizio, data di scadenza, ritardo).
Da questa videata, è possibile anche inserire una descrizione dettagliata e successiva di una attività.
Inoltre, l'origine di una attività può essere portata ad evolvere nel tempo. Per fare ciò, è possibile sbloccare con un clic destro il campo Legame (evento scatenante), poi selezionare un tipo di evento, poi un record specifico.
Osservazioni sull'origine di una attività:
Il campo collegamento del blocco Origine visualizza l'azione all'origine della creazione dell'attività. L'origine dell'attività può essere una richiesta di servizio (assegnazione di una richiesta di servizio ad un servizio commerciale), una campagna marketing, una operazione marketing specifica (mailing, telemarketing, manifestazione o campagna stampa), una sincronizzazione di attività Outlook. L'origine di una attività può anche essere semplicemente manuale (creazione diretta dall'oggetto Attività).
A prescindere dall'origine dell'attività, è sempre possibile sbloccare a posteriori il campo dal menù contestuale disponibile tramite clic destro. Una volta che il campo risulta inseribile, l'utente può modificare l'origine (selezione di valori a partire da un elenco controllato). Per esempio, il collegare una attività ad una campagna marketing ha lo scopo di alimentare le statistiche dei ritorni di detta campagna.
Ogni attività creata in Outlook, poi generata in Sage X3 a seguito del lancio dell'elaborazione di sincronizzazione, implica il fatto che l'origine assumerà il valore "sincronizzazione". Ciò a condizione che i parametri di sincronizzazione lo permettano (parametri CRMSYNC - Gestione della sincronizzazione, CRMSYNCTSK - Gestione sincronizzazione attivitài e funzione Sincronizzazione).
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Blocco numero 4
Pianificazione
| Questo campo contiene la data a partire dalla quale l'attività deve apparire nel piano di lavoro dell'agente relativo. Al momento della creazione di una nuova attività, questo campo viene alimentato di default con la data del giorno. |
| Questo campo contiene la data alla quale va effettuata l'attività. Al momento della creazione di una nuova attività, questa data viene automaticamente definita alla data del giorno +1. |
| La categoria permette di raggruppare le attività a fini statistici o di identificazione. L'inserimento di questo campo è facoltativo, ma i valori possibili vengono controllati nella tabella diversa 431. |
| Questo campo indica la priorità assegnata all'attività. L'inserimento di questo campo è facoltativo, ma i valori possibili vengono controllati nella tabella diversa 405. |
| Questo campo contiene il nome dell'agente che deve effettuare l'attività richiesta. Diversi parametri intervengono nell'alimentazione di questo campo:
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| Questo campo permette di inserire il numero di giorni di ritardo al raggiungimento del quale il richiedente desidera essere informato nel suo piano di lavoro della non esecuzione dell'attività al buon momento. |
Descrizione
| Questo campo di tipo Clob permette di inserire la descrizione dell'attività. |
Origine
| Date courante à laquelle l'action commerciale a été créée. Cette zone n'est pas modifiable. |
| Heure courante à laquelle l'action commerciale a été créée. Cette zone n'est pas modifiable. |
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| Il s'agit du code de l'opérateur courant à l'origine de la création de l'action commerciale. Cette zone n'est pas modifiable. |
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| Quando l'origine di un'attività è una richiesta di servizio, una campagna marketing o un'operazione marketing, questo campo visualizza il numero di record esattamente collegato. |
| Quando l'origine di un'attività è una richiesta di servizio, una campagna marketing o un'operazione marketing, il numero del documento di origine viene non solo visualizzato, ma è anche possibile associare un numero di riga nel record. |
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Funzioni accessibili tramite click destro sul riquadro
Folder Resoconto
Presentazione
Il folder Resoconto permette di inserire dei commenti conclusivi su una attività, ma anche di valutare il tempo trascorso a fronte dell'attività corrente.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Resoconto
| Questo campo di tipo Clob permette di inserire un rendiconto completo dell'attività quando questa si è conclusa. |
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Tempo trascorso
| Quando un'attività è terminata, si consiglia di indicare il tempo impiegato alla sua realizzazione. Ciò permette di stabilire ulteriormente delle statistiche di occupazione. |
| Ce champ exprime l'unité de temps dans laquelle est exprimée la tâche. |
| Quando un'attività è terminata, si consiglia di indicare il tempo impiegato alla sua realizzazione. Ciò permette di stabilire ulteriormente delle statistiche di occupazione. |
| Ce champ exprime l'unité de temps dans laquelle est exprimée la tâche. |
| Lorsqu'une action commerciale est achevée, il est recommandé d'enregistrer si cette dernière a permis d'atteindre l'objectif fixé. Ces informations permettront d'établir ultérieurement des statistiques aidant à l'amélioration progressive de l'efficacité des différentes équipes. |
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Stampe
Di default, le seguenti stampe sono associate alla funzione :
BUSINESS1 : Attività commerciale/data
BUSINESS2 : Azione commerciale/agente
Ma ciò lo si può modificare tramite parametrizzazione.
Barra di menù
Pianifica / Azioni / Appuntamenti
Il menù "Azioni / Pianifica / Appuntamento" della barra degli strumenti permette di creare un appuntamento direttamente nella funzione "Appuntamenti".
Pianifica / Azioni / Telefonata
Il menù "Azioni / Pianifica / Telefonata" della barra degli strumenti permette di creare una telefonata direttamente nella funzione "Telefonata"
Azioni/Registra/Appuntamenti
Il menù "Azioni / Registra/ Appuntamento" della barra degli strumenti permette di creare un appuntamento direttamente nella funzione "Appuntamenti".
Azioni/Registra/Telefonata
Il menù "Azioni / Registra / Telefonata" della barra degli strumenti permette di creare una telefonata direttamente nella funzione "Telefonata"
Azioni/Registra/Trattativa
Il menù "Azioni / Registra / Trattativa" della barra degli strumenti permette di creare una trattativa direttamente nella funzione "Trattativa".
Azioni/Registra/Richiesta di servizio
Il menù "Azioni / Registra / Richiesta di servizio" della barra degli strumenti permette di creare una richiesta di servizio direttamente nella funzione "Richiesta di servizio"
.Opzione / Tracciabilità movimenti
Questa opzione da accesso, mediante tunnel, alla funzione di consultazione Tracciabilità movimenti che permette di visualizzare e navigare nella gerarchia dei movimenti all'origine o provenienti dal documento.
Messaggi di errore
Oltre ai messaggi generici, i seguenti messaggi d'errore possono apparire al momento dell'inserimento :
Nessun agente assegnato. Creazione rifiutata.
Questo messaggio appare se nessun agente è indicato per l'attività e se l'assegnazione automatica in fase di creazione dell'attività non è andata a buon fine.
Nessun agente indicato.
Questo messaggio appare durante la conferma della modifica di una attività. Non è stato indicato un agente per l'attività e l'assegnazione automatica dell'attività non è andata a buon fine